Características de los textos administrativos

Según Castellón Alcalá (2000) los textos administrativos forman parte de los lenguajes del poder. De hecho, se emparentan con los textos legales y jurídicos y toman de ellos fórmulas y estilos. En este caso, del poder público. Las manifestaciones textuales administrativas están así impregnadas de marcas discursivas de los otros lenguajes relacionados con los principios jurídicos. También reciben influencias del lenguaje político y de lenguajes técnicos. La inclusión de los lenguajes técnicos generalmente se reduce a la terminología.

Para visualizar este aspecto, vamos a retomar los elementos del proceso de comunicación estudiados en la unidad 1 para aplicarlos al análisis particular de estos textos, siguiendo el enfoque de la autora mencionada.

 

El emisor

Todos los escritos administrativos reconocen un emisor institucional un tanto abstracto; al margen de quien los ejecute materialmente y de quien los firme, el emisor se presenta como una entidad mayor: la organización, la que se enviste de un determinado poder. En nuestro caso: la Universidad, la Facultad, la Secretaría y el Área correspondiente. El emisor es un emisor institucional que se despersonaliza tras el cargo administrativo o técnico. Es natural entonces que se evite la subjetividad, el estilo expresivo y que se utilicen fórmulas desfocalizadoras del emisor, o sea, impersonales.

 

¿Qué señales de los textos dan cuenta de esto que decimos? Entre otros:

 

  • TGU_AV_2015-bulletBarra la tercera persona singular y/o de la primera personal plural (nosotros).
  • TGU_AV_2015-bulletBarra oraciones en voz pasiva o impersonales con “se”.

 

Por ejemplo:

  • TGU_AV_2015-bulletBarra “Este Decanato dispone (certifica, ordena, hace pública, convoca, etc.)”: 3ra persona.
  • TGU_AV_2015-bulletBarra Estimamos conveniente reducir los pasos de los procedimientos administrativos”: 1ra. persona plural.
  • TGU_AV_2015-bulletBarra “La autorización fue concedida por el Jurado”- “El expediente fue enviado el día de la fecha”: voz pasiva, o sea, el sujeto de la oración “autorización” no es quien realiza la acción indicada en el verbo. En voz activa sería “el Jurado concedió la autorización”.
  • TGU_AV_2015-bulletBarra Se concede un plazo máximo de 30 días para la presentación de los certificados”: impersonal con “se”.

 

 

La eficacia comunicativa del texto administrativo depende precisamente de que el emisor se ajuste al esquema previsto de antemano, para lo cual se sirve, entre otros recursos, de giros y fórmulas que ocupan un lugar preestablecido en la estructura del texto.

 

El código

Se emplea lenguaje verbal técnico. Constituye un tecnolecto, esto es, una variedad lingüística especializada para usos específicos (pertenecen a esta clase, por ejemplo, términos como consignar, protocolizar, conformidad, conducto, elevar un escrito, epigrafiado, decaer en su derecho, dejar sin efecto, providencia).

Por otra parte, predomina el registro escrito, de eso depende la validez del mensaje como documento oficial. La actividad administrativa necesita de este tipo de mensajes para concretarse e intervenir normativamente sobre la realidad ya que los únicos documentos con valor legal son aquellos que quedan registrados por escrito. Por ejemplo: el Decano de una facultad puede prometer oralmente en una reunión que abonará horas extras al personal de bibliotecas, o que adquirirá nuevo equipamiento para el área informática, pero esas promesas verbales no podrán reclamarse laboralmente sino cuando se concreten a través de una disposición escrita. La elaboración textual está sujeta a convenciones.

 

El receptor

Pese a que los textos administrativos de entes públicos tienen por lo general un destinatario amplio y poco acostumbrado a esas formas discursivas, el modo en que están redactados no acerca al lector no especializado. Más bien, todo lo contrario, entonces, el mensaje resulta oscuro y pierde eficacia. La comunicación muchas veces fracasa por exceso de tecnicidad. Notará que lo que aquí decimos se conecta con lo visto en unidad uno sobre la necesidad de modernizar el estilo comunicacional de la administración pública, de acuerdo con los principios del lenguaje claro/llano. Veamos este ejemplo que propone Castellón Alcalá para ilustrar la oscuridad del discurso:

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“La presidencia plantea a la Cámara el acuerdo de la Junta de Portavoces, de conformidad con la Mesa, de incluir al final del Orden del Día, una Comparecencia solicitada urgentemente por el Gobierno -Comparecencia del señor Consejero de Agricultura y Pesca, a efectos de que informe sobre los acontecimientos en relación con las artes de pesca en la Comunidad Europea-, acordándose su inclusión en el Orden del Día del Pleno próximo, convocado para el día veintidós de diciembre corriente, en el supuesto de que sobre las trece horas del día de hoy no terminase el debate del punto que nos ocupa, lo que es aceptado por la Cámara” (Álvarez, 1995: 34).

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La autora considera que como los escritos administrativos tienen habitualmente intención prescriptiva, normativa, plantean una desigualdad entre emisor y receptor. Según sostiene, el receptor por lo general ocupa una posición subordinada con respecto al texto, que se le impone, tanto cuando es un texto preceptivo como cuando es informativo. El contenido del mensaje en este tipo de texto es específico, se refieren a temas objetivos y concretos, no admiten anécdotas, ni una historia de ficción, ni un chiste; y la intención del emisor es fundamentalmente práctica, no busca convencer, a la manera del lenguaje publicitario o del político, ni le mueve un objetivo estético, como ocurre con el lenguaje literario.

Los rasgos descriptos muestran un estilo un tanto rígido (De Mi- guel, 2000). De hecho, tradicionalmente el texto jurídico-administrativo se caracterizó por ello, por la utilización de esquemas invariables establecidos de antemano para cada modalidad (contrato, instancia, sentencia, etc.). En términos de la lingüística del texto, diríamos superestructuras muy estereotipadas, fijas. También por la utilización de vocabulario conservador, lleno de tecnicismos y fijado de antemano a través de fórmulas y frases hechas, distan tes de las que usamos en la lengua estándar. Expresiones alejadas de la lengua común, incluso artificiales, impersonales, con las que se expulsa al otro: el lenguaje se vuelve jerga que entorpece, en vez de facilitar la comunicación eficaz.

Pero se advierten aires de cambio. Es saludable saber que se viene intentando corregir esas fallas comunicativas, como el dictamen de normativas para modificar sus estilos oficiales de comunicación que han realizado gobiernos de varios países del mundo. También en nuestro país se registran antecedentes: el Gobierno de la Pcia. de Buenos Aires dictó en 2006 la Guía para la gestión de la comunicación escrita en la administración pública de la Provincia de Buenos Aires. Dicho documento reemplaza a las disposiciones que regían en ese ámbito desde la década del ‘70.

Entre otros fundamentos, allí se expresa:

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El cambio normativo aspira a desterrar viejas rutinas y a sentar las bases de nuevas formas de comunicación de los asuntos públicos, con el fin de colaborar, desde la escritura, con una mayor y mejor inclusión de las personas alcanzadas por la acción del Estado, a partir de la comprensión de textos que ya no podrán ser, bajo ninguna excusa, cerrados y accesibles sólo para quienes manejen lenguajes crípticos y elitistas” (Gobierno de buenos Aires: 2006).

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La guía contiene una serie de recomendaciones sobre el estilo administrativo, destinadas a unificar criterios y facilitar la producción de textos en el ámbito público. Recomienda evitar las formalidades propias de los textos administrativos que afecten su comprensión y los preámbulos o expresiones que no agreguen información al texto. Ofrece herramientas tales como: sugerencias para lograr textos claros y precisos, construcción de oraciones y párrafos, uso de nexos y proposiciones, concordancia de género y número, uso de gerundio, de pronombres, de elementos paratextuales, formas de citar en los documentos, entre otros.

Finalmente, le sugerimos consultar algunos de los manuales de estilo de la Universidad Nacional de Córdoba:

  • Del Barco Julia, Gonella Gladys y Ambrosino, Omar. Instructivo para la elaboración de notas. UNC, 2015. UNC. Disponible aquí. Consultado el 29 de Mayo de 2016.

 

  • Manual de estilo para la elaboración de resoluciones. UNC, 2013. Disponible aquí. Consultado el 29 de Mayo de 2016.
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Bibliografía sugerida

 

CASTELLÓN ALCALÁ, HERACLIA. Los textos administrativos. Madrid: Arco Libros, 2000. pp. 18-49.

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Referencia bibliografica

 

GOBIERNO DE BUENOS AIRES. Guía para la gestión de la comunicación escrita en la administración pública de la Provincia de Buenos Aires. Buenos Aires: 2006.

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El emisor del texto administrativo tiene vedada en gran medida la creatividad, la expresividad, la subjetividad: no puede usar metáforas no fijadas previamente, ni improvisar una organización nueva para su mensaje, ni jugar de forma personal con la lengua (De Miguel, 2000).
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El lenguaje administrativo y el jurídico son sin duda tecnolectos y comparten con los otros lenguajes de especialidad la precisión (univocidad terminológica y,  por  tanto,  ausencia de sinonimia), la formalidad (neutralidad afectiva y carencia de elementos emotivos), la impersonalidad y el carácter estrictamente funcional del lenguaje (la comunicación tecnolectal es básicamente eficaz y no persigue ningún objetivo de tipo estético)“ (Castellón Alcalá, 2006).
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